Office Manager I Bruxelles I Flexi-job

Vous aimez organiser, coordonner, structurer et faire avancer les projets de manière autonome ?

Pour notre client, un Cabinet d'avocats spécialisé en droit public, accompagnant des clients dans leurs problématiques juridiques, stratégiques et réglementaires, nous sommes à la recherche d’un.e Office manager.

Description du poste:

Office Manager / Responsable des Opérations

Dans le cadre de son développement, vous venez renforcer l’organisation interne effectuant la prise en main de la gestion opérationnelle quotidienne de la structure et  devenez le véritable pilier organisationnel de l'entreprise.

En tant qu’Office Manager, votre objectif est de faire en sorte que tout fonctionne efficacement au quotidien. Pour cela, vous veillez à l'organisation générale, assurez le suivi des opérations, coordonnez les différents intervenants et mettez en place les outils et méthodes nécessaires à une structure fluide, performante et en croissance.

Vos responsabilités seront multiples

Assurer la gestion et organisation de l'activité

• Piloter le fonctionnement quotidien de la structure.
• Assurer la coordination des activités administratives et opérationnelles.
• Maintenir une vision globale de la charge de travail et des priorités.
• Identifier les points de blocage et proposer des solutions concrètes.
• Veiller à la bonne exécution des actions et au respect des échéances.

Effectuer le suivi administrative et la gestion documentaire

• Superviser les dossiers administratifs.
• Organiser et fluidifier les flux documentaires.
• Assurer le suivi des courriers, formalités et procédures internes.
• Garantir la qualité et la conformité des processus administratifs.

Coordiner et suivre les dossiers

• Contrôler l'avancement des dossiers et le respect des échéances administratives.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des parties concernées.
• Veiller à ce que chaque action soit réalisée dans les délais prévus.
• Assurer un suivi rigoureux sans intervenir sur le contenu technique des dossiers.

Assurer la coordination des collaborateurs

• Coordonner les activités quotidiennes des différents intervenants.
• Répartir certaines tâches administratives.
• Faciliter la circulation de l'information.
• Assurer un suivi efficace des demandes internes.

Effectuer la facturation et le suivi financier

• Organiser le processus de facturation de bout en bout.
• Suivre les prestations à facturer.
• Contrôler l'émission des factures et le suivi des paiements.
• Organiser les relances lorsque nécessaire.
• Préparer les informations utiles au pilotage financier de l'activité.

Fournisseurs et logistique

• Gérer les relations avec les prestataires et fournisseurs.
• Assurer le suivi des commandes et contrats.
• Coordonner les interventions informatiques et techniques.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et infrastructures.

Amélioration continue

• Structurer les méthodes de travail.
• Mettre en place des procédures simples et efficaces.
• Optimiser les processus existants.
• Identifier les gains de temps et d'efficacité.
• Participer activement à la croissance et à la professionnalisation de l'organisation

Profil du candidat:

Nous recherchons une personne qui prend naturellement les choses en main, aime structurer, anticiper et trouver des solutions.

Compétences clés

• Excellente capacité d'organisation.
• Forte autonomie et sens des responsabilités.
• Gestion des priorités et capacité d'anticipation.
• Rigueur et sens du détail.
• Esprit d'initiative.
• Sens de la confidentialité.
• Aisance relationnelle et communication efficace.

Langues

• Maîtrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit.
• Le néerlandais et/ou l'anglais constituent un atout.

Expériences recherchées

• Une expérience préalable dans la fonction ou une fonction similaire : Office Manager ou Responsable administratif expérimenté.
• Collaborateur expérimenté d'un cabinet de conseil, cabinet d'avocats, fiduciaire, bureau d'études ou cabinet d'architectes.
• Juriste ou avocat souhaitant s'orienter vers une fonction davantage tournée vers le management opérationnel et l'organisation.

Ce que le client offre:

• Un contrat flexi-job 
• Une rémunération en adéquation avec les barèmes en vigueur.
• Régime de travail entre mi-temps et temps plein.
• de préférence minimum 5 avant ou après-midi par semaine.
• Perspectives d'évolution selon la croissance de l'activité et les résultats obtenus.
• Un rôle stratégique et central au sein d'une structure en plein développement.
• Une réelle autonomie dans l'organisation et la prise de décision.
• Un environnement professionnel stimulant, intellectuellement riche et à taille humaine.